Ein weiterer Schritt hin zur papierlosen Verwaltung
Bisher wurden die Einladungen der Gremiensitzungen mit Tagesordnung und etwaigen Vorlagen und Anlagen in Papierform gedruckt, geheftet und an die jeweiligen Personen sowie auch an die eingeladenen Pressevertreter überbracht. Ab Juni dieses Jahres wird nun das Einladungsschreiben zu den Gremiensitzungen in digitaler Form eingeführt.
Seit Anfang dieses Jahres haben die Stadträtinnen und Stadträte bereits die Möglichkeit, die Vor- und Nachbereitungen der Gemeinderats- und Ausschusssitzungen auf digitalem Wege durchzuführen. Dieser Zwischenschritt diente als Übergang zur digitalen Gremienarbeit.
Nun findet der Zwischenschritt seinen Abschluss. Ab Juni 2020 werden die Einladungen der Gremiensitzungen auf digitalem Wege über das Ratsinformationssystem versendet. Die Umstellung der papierlosen Zustellung der Sitzungseinladungen wird in Zukunft nicht nur innerhalb des Gremiums erfolgen, auch die Pressevertreter sowie die beteiligten Mitarbeiter der Stadtverwaltung Hockenheim werden ab sofort über das Ratsinformationssystem digital auf die Unterlagen zugreifen können.
„Wir gehen damit einen Schritt weiter in Richtung Digitalisierung der Verwaltung. Damit leistet die Stadtverwaltung Hockenheim zudem einen weiteren Beitrag zu umweltbewusstem Arbeiten.“, sagt dazu Natascha Spahn, Leiterin des Fachbereichs Organisation, IuK und zentraler Service (OIS) der Stadt Hockenheim, „dadurch wird der Verbrauch von Druck- und Kopierkosten erheblich verringert. Im Schnitt sprechen wir in der Stadtverwaltung über eine jährliche Einsparung von über sechzigtausend DIN A4-Blättern – das sind über 120 handelsübliche Packungen Druckerpapier“, erläutert Spahn weiter.
Alle Unterlagen der öffentlichen Gemeinderatssitzungen können, wie bereits jetzt schon, über das Bürgerinformationsportal Session eingesehen werden. Dieses ist über die Internetseite der Stadt unter https://www.hockenheim.de/gemeinderat zu erreichen. Das Programm kann alternativ auch über https://session.hockenheim.de/bi/ erreicht werden.
