So verwalten Sie Dokumente bei der Arbeit

So verwalten Sie Dokumente bei der Arbeit

Haben Sie schon einmal jemanden warten lassen, während Sie Ihren Schreibtisch nach einem offiziellen Dokument durchsucht haben? Oder hatten Sie jemals Probleme, Fristen einzuhalten, weil Sie eine kritische Computerdatei verlegt haben?

So verwalten Sie Dokumente bei der Arbeit

So verwalten Sie Dokumente bei der Arbeit

Unabhängig davon, ob Sie mit Papierakten, elektronischen Akten oder einer Kombination aus beiden arbeiten, ist es entscheidend, sie organisiert und zugänglich zu halten. Auf diese Weise sparen Sie Zeit beim Suchen und haben immer die richtigen Informationen, wenn Sie sie brauchen.

In diesem Artikel haben wir versucht, fünf Tipps zur Dokumentenorganisation zusammenzustellen, die Ihnen dabei helfen, strukturierte Büroräume zu schaffen und die Produktivität für profitable Geschäftsvorhaben zu steigern. Gehen wir sie einzeln durch!

Speichern Sie nur die erforderlichen Dokumente.

Machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, alles zu retten, was Ihnen in den Weg kommt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Inhalt zu scannen, und bewahren Sie eine Datei nur dann auf, wenn sie für Ihre Arbeitstätigkeit relevant ist oder von Ihrem Unternehmen benötigt wird. Zu viele unnötige Dokumente erhöhen die Unordnung und machen es schwieriger, Dinge in Zukunft zu finden.

Organisieren Sie Ihre elektronische Aktenverwaltung 

Das Haupt Bedürfnis in Arbeitsbereichen besteht darin, dass Teammitglieder Arbeitsdateien häufiger, zeitnaher und einfacher freigeben können. Aufgrund der enormen Anforderungen an das Datenmanagement wird der Umgang mit komplizierten Speicherproblemen in Zukunft noch wichtiger.

Potenzielle Datenverluste, ausscheidende Mitarbeiter, Datendiebstahl durch Wettbewerber, Sicherheitsverletzungen bei einigen verärgerten Mitarbeitern sind einige der wichtigsten Probleme, die Sie regelmäßig angehen und Ihre Geschäftsdokumente schützen müssen.

Wo immer die Dokumente gespeichert und erstellt werden, ist es wichtig, dass sie immer aktuell und gut strukturiert sind. In einer gemeinsam genutzten Umgebung ist die intelligente Organisation digitaler Dokumente von entscheidender Bedeutung.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Remote-Mitarbeiter beschäftigt, sollten Sie alle von diesem Mitarbeiter erstellten oder verwalteten Dokumente leicht finden können. Sie können auch einen Konverter verwenden, um PDF in JPG umzuwandeln.

Unterscheiden Sie zwischen fortgesetzten und abgeschlossenen Arbeiten.

Manche Leute ziehen es vor, die aktuelle oder laufende Arbeit auf ihrem Schreibtisch oder Computer-Desktop zu belassen, bis die Arbeit abgeschlossen ist. Sie verschieben es dann an den entsprechenden Ort, an dem Dateien derselben Kategorie gespeichert werden, sobald sie abgeschlossen sind. Verschieben Sie Dateien, an denen Sie nicht mehr arbeiten, regelmäßig (zB. wöchentlich oder alle zwei Wochen) in die Ordner, in denen Ihre abgeschlossenen Arbeiten gespeichert sind.

E-Mails (Anhänge und Dokumente) effizient organisieren

E-Mails haben sich seit ihrer Einführung in unser Leben schnell als primäre Form der persönlichen und geschäftlichen Kommunikation durchgesetzt. Daher ist ein effektives E-Mail-Management ein entscheidender Schritt bei der Verwaltung unserer offiziellen Geschäftsunterlagen, um sie zu teilen, zu speichern und zu sichern.

E-Mail-Verwaltungssoftware kann äußerst nützlich sein, um E-Mail-Nachrichten und Anhänge in einem kontrollierten Dokumentenverwaltungssystem zu organisieren. E-Mail-Management-Software reduziert viele Risiken im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung in Büros, die zunehmend von Aufsichtsbehörden überprüft werden.

Erstellen Sie elektronische Kopien von Papierdokumenten.

Dies ist nützlich, wenn Sie nicht viel Platz für Papierdokumente haben, diese ohne vollständige Zerstörung archivieren möchten, Dokumente elektronisch teilen müssen oder Ihre Informationsspeicherung sicherer machen möchten.

Kommentar schreiben

Werbung Artikelseite oben

.


Goldsparbox Goldsparen

...

FLEXI-BEL - DIE GELENKSCHUTZFORMEL MIT LIZENSIERTEN ROHSTOFFEN, Natura Vitalis, Oliver Döll

Bäckerei Reilingen, Kreuzbäcker, Bäckerei Schieck, TVueberregional

Bäckerei Reilingen, Kreuzbäcker, Bäckerei Schieck, TVueberregional

Überspielungen

Relax2000, ab sofort Finanzierung möglich, perfekter Schlaf finanzierbar

Bekannter werden, im Kopf der Bürger bleiben, Neukunden begrüßen

 

TARI-BIKES WALLDORF - FACHRADZENTRUM

FACHRADZENTRUM, Taribikes, Tari-bikes, Wieslocher Str 34, 69190 Walldorf, Telefon 06227-359640 https://www.tari-bikes.de/

.Erdyman, Luft-Warn-Gerät, Fresh-Air-Stick, APDB04, 300x129 Pixel

.

goldankauf wiesloch

Go4Diamond, starten Sie ein Geschäft oder treffen Sie Selbstständige zur Beratung, Erfahrungsaustausch

.

Youtube Kanal, Oliver Döll, TVüberregional, Online Fernsehen, Rhein-Neckar-Kreis, Kraichgau, Videoproduktion

Greeny Pflanzentower, Greenygarden, Carmen Döll

Wohn und Schlafberatung Markus Kapp

...

Omega 3 - LEBENSWICHTIG für alle Menschen

Omega3 gold, Florian Gleich, Gesund ernähren, K Vitamine, EQ

#Geburtstag_filmen_TVüberregional, #Hochzeit_filmen_TVüberregional, #Telefon_TVüberregional, #Kontakt_TVüberregional, #Kundenservice_TVüberregional, #Videoproduktion_mieten, #Kameramann_mieten, #Redaktion_TVüberregional

. bannerhammer malte weber flyerdienst tshirt druck tvüberregional werbevideos geschenkartikel für kunden lugelschreiber druck

..

Timos und Kais Eventlocation Baiertal

Gold ankauf

 

Roemergarten Residenzen Haus Melchior in Rauenberg sucht Pflegefachkraefte Pflegehilfskraefte

Collagen-Lift-Drink mit L-Lysin - Johannisbeere, Natura Vitalis. Oliver Doell, Hautfalten verringern,

.

Abonniere uns im Youtube - TVueberregional,  Oliver Döll, Öffentlichkeitsarbeiten, Videoproduktion,

inner Wide Sidebar All

Bannerwerbung außen

Hyaluronsäure MM, MIT 50% MEHR HYALURONSÄURE!!! UND MIT WELTWEIT EINMALIGER, NEUER FREISETZUNGSTECHNOLOGIE, Naturavitalis, Oliver Doell,

ALL-INKL.COM - Webhosting Server Hosting Domain Provider

Sliderwerbung außen

Fotogalerie

innernarrow Sidebar 2

Anmelden | Entworfen von Gabfire themes