So verwalten Sie Dokumente bei der Arbeit

Haben Sie schon einmal jemanden warten lassen, während Sie Ihren Schreibtisch nach einem offiziellen Dokument durchsucht haben? Oder hatten Sie jemals Probleme, Fristen einzuhalten, weil Sie eine kritische Computerdatei verlegt haben?

Unabhängig davon, ob Sie mit Papierakten, elektronischen Akten oder einer Kombination aus beiden arbeiten, ist es entscheidend, sie organisiert und zugänglich zu halten. Auf diese Weise sparen Sie Zeit beim Suchen und haben immer die richtigen Informationen, wenn Sie sie brauchen.

In diesem Artikel haben wir versucht, fünf Tipps zur Dokumentenorganisation zusammenzustellen, die Ihnen dabei helfen, strukturierte Büroräume zu schaffen und die Produktivität für profitable Geschäftsvorhaben zu steigern. Gehen wir sie einzeln durch!

Speichern Sie nur die erforderlichen Dokumente.

Machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, alles zu retten, was Ihnen in den Weg kommt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Inhalt zu scannen, und bewahren Sie eine Datei nur dann auf, wenn sie für Ihre Arbeitstätigkeit relevant ist oder von Ihrem Unternehmen benötigt wird. Zu viele unnötige Dokumente erhöhen die Unordnung und machen es schwieriger, Dinge in Zukunft zu finden.

Organisieren Sie Ihre elektronische Aktenverwaltung

Das Haupt Bedürfnis in Arbeitsbereichen besteht darin, dass Teammitglieder Arbeitsdateien häufiger, zeitnaher und einfacher freigeben können. Aufgrund der enormen Anforderungen an das Datenmanagement wird der Umgang mit komplizierten Speicherproblemen in Zukunft noch wichtiger.

Potenzielle Datenverluste, ausscheidende Mitarbeiter, Datendiebstahl durch Wettbewerber, Sicherheitsverletzungen bei einigen verärgerten Mitarbeitern sind einige der wichtigsten Probleme, die Sie regelmäßig angehen und Ihre Geschäftsdokumente schützen müssen.

Wo immer die Dokumente gespeichert und erstellt werden, ist es wichtig, dass sie immer aktuell und gut strukturiert sind. In einer gemeinsam genutzten Umgebung ist die intelligente Organisation digitaler Dokumente von entscheidender Bedeutung.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Remote-Mitarbeiter beschäftigt, sollten Sie alle von diesem Mitarbeiter erstellten oder verwalteten Dokumente leicht finden können. Sie können auch einen Konverter verwenden, um PDF in JPG umzuwandeln.

Unterscheiden Sie zwischen fortgesetzten und abgeschlossenen Arbeiten.

Manche Leute ziehen es vor, die aktuelle oder laufende Arbeit auf ihrem Schreibtisch oder Computer-Desktop zu belassen, bis die Arbeit abgeschlossen ist. Sie verschieben es dann an den entsprechenden Ort, an dem Dateien derselben Kategorie gespeichert werden, sobald sie abgeschlossen sind. Verschieben Sie Dateien, an denen Sie nicht mehr arbeiten, regelmäßig (zB. wöchentlich oder alle zwei Wochen) in die Ordner, in denen Ihre abgeschlossenen Arbeiten gespeichert sind.

E-Mails (Anhänge und Dokumente) effizient organisieren

E-Mails haben sich seit ihrer Einführung in unser Leben schnell als primäre Form der persönlichen und geschäftlichen Kommunikation durchgesetzt. Daher ist ein effektives E-Mail-Management ein entscheidender Schritt bei der Verwaltung unserer offiziellen Geschäftsunterlagen, um sie zu teilen, zu speichern und zu sichern.

E-Mail-Verwaltungssoftware kann äußerst nützlich sein, um E-Mail-Nachrichten und Anhänge in einem kontrollierten Dokumentenverwaltungssystem zu organisieren. E-Mail-Management-Software reduziert viele Risiken im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung in Büros, die zunehmend von Aufsichtsbehörden überprüft werden.

Erstellen Sie elektronische Kopien von Papierdokumenten.

Dies ist nützlich, wenn Sie nicht viel Platz für Papierdokumente haben, diese ohne vollständige Zerstörung archivieren möchten, Dokumente elektronisch teilen müssen oder Ihre Informationsspeicherung sicherer machen möchten.